1. Veri sorumlusu ve rollerimiz
Konzila hizmetini Konzila sunar (bu metinde "Konzila" ya da "biz"). İletişim bilgilerimiz sayfanın sonundadır.
- Veri sorumlusu olarak: sitemizi ziyaret edenlerin, Konzila hesabı açan kişilerin ve müşteri şirketlerin hesap, iletişim, kullanım ve güvenlik verileri için.
- Veri işleyen olarak: müşteri şirketlerin Konzila'ya yüklediği içerik (belgeler, sohbetler, toplantılar, raporlar) ve bağladıkları sosyal medya hesaplarına gelen mesajlar için. Bu verilerin veri sorumlusu ilgili müşteri şirkettir; biz bu verileri yalnızca o şirketin talimatıyla ve hizmeti sunmak için işleriz.
2. Hangi verileri işliyoruz
- Hesap bilgileri: ad soyad, e-posta adresi, unvan, rol, arayüz dili, son giriş zamanı. Şifreniz düz metin olarak saklanmaz; yalnızca geri döndürülemez bir özeti (scrypt) saklanır.
- Şirket bilgileri: şirket adı, web sitesi, şirket açıklaması, hesap yöneticimizle paylaştığınız yetkili kişi adı, e-postası ve telefonu, üyelik planı ve kredi kayıtları.
- Müşteri içeriği: yüklediğiniz belgeler, eklediğiniz web siteleri, yapay zeka ajanlarıyla sohbetler, toplantı tutanakları, kararlar, görevler ve raporlar; ajanların web araştırmasıyla bulduğu firmaların kamuya açık kurumsal iletişim bilgileri.
- Bağlı sosyal medya hesapları (isteğe bağlı): Instagram, WhatsApp Business veya TikTok hesabınızı bağlarsanız hesap kimliği, kullanıcı adı ve görünen ad; platformun verdiği erişim anahtarları; hesabınıza gelen yorumlar ve mesajlar (gönderenin kullanıcı adı veya profil adı, WhatsApp'ta telefon numarası, mesaj metni) ve yorum yapılan gönderinin açıklaması ile bağlantısı.
- Kullanım ve güvenlik kayıtları: yapay zeka kullanım kayıtları (kredi hesabı için), hesapta yapılan önemli işlemlerin kaydı (kim, ne zaman, ne yaptı), başarısız giriş ve kayıt denemelerinde IP adresi, sunucu erişim günlükleri (IP adresi, istenen adres, zaman).
Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, biyometrik veri vb.) toplamayız; Konzila'ya bu tür veriler yüklememenizi rica ederiz.
3. Verileri hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeple işliyoruz
- Hizmeti sunmak: çalışanları çalıştırmak, toplantı, rapor ve görevleri üretmek, şirket hafızasında arama yapmak. Hukuki sebep: sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK md. 5/2-c, GDPR md. 6/1-b).
- Sosyal medya yanıtları: bağladığınız hesaplara gelen yorum ve mesajlara, sizin belirlediğiniz kurallara göre yanıt taslağı hazırlamak ve göndermek. Hukuki sebep: sözleşmenin ifası.
- Hesap güvenliği: oturum yönetimi, kötüye kullanımı ve yetkisiz erişimi önlemek. Hukuki sebep: meşru menfaat (KVKK md. 5/2-f, GDPR md. 6/1-f).
- Plan, kredi ve faturalama takibi, destek talepleri. Hukuki sebep: sözleşmenin ifası ve hukuki yükümlülük.
- Yasal yükümlülükler: yetkili makamların talepleri ve mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri. Hukuki sebep: hukuki yükümlülük (KVKK md. 5/2-ç, GDPR md. 6/1-c).
Kişisel verilerinizi satmayız, reklam amacıyla kullanmayız ve sizi profilleyerek otomatik kararlar vermeyiz. Ajanların önerdiği kararlar ve görevler yalnızca yetkili kişinin onayıyla hayata geçer.
4. Verileri kimlerle paylaşıyoruz
Hizmeti sunabilmek için verileri yalnızca gerektiği ölçüde aşağıdaki hizmet sağlayıcılarla paylaşırız:
- Yapay zeka hizmet sağlayıcıları: bir ajan çalıştığında, isteğin içeriği (ilgili belge parçaları, sohbet ve mesaj metinleri) yanıt üretilmesi için büyük dil modeli sağlayıcılarına gönderilir.
- Web araması ve web sayfası okuma: ajanların arama sorguları arama hizmetlerine gönderilir; eklediğiniz web siteleri sunucularımızca okunur.
- Sosyal medya platformları: Meta (Instagram, WhatsApp) ve TikTok; mesajları almak ve yanıt göndermek için, yalnızca bağladığınız hesaplar adına.
- Altyapı: barındırma ve ağ güvenliği hizmetleri (ör. Cloudflare); siteye erişirken trafiğiniz bu hizmetlerden geçer.
- Yazı tipi ve kod kütüphaneleri: sayfalarımız yazı tiplerini Google Fonts'tan, bazı kütüphaneleri jsDelivr'dan yükler; tarayıcınız bu sırada IP adresinizi bu hizmetlere iletir.
- Yetkili makamlar: yalnızca yasal bir zorunluluk olduğunda.
Kullandığımız hizmet sağlayıcıların güncel listesini [email protected] adresinden talep edebilirsiniz.
5. Yurt dışına aktarım
Yapay zeka, arama ve altyapı hizmet sağlayıcılarımızın bir kısmının sunucuları Türkiye ve Avrupa Ekonomik Alanı dışında (ör. Amerika Birleşik Devletleri) bulunur. Bu nedenle verileriniz, hizmetin sunulması için bu ülkelere aktarılabilir. Aktarımlar KVKK md. 9 ve GDPR'ın V. bölümünde öngörülen mekanizmalara (ör. standart sözleşmeler) dayanılarak yapılır.
6. Saklama süreleri
- Hesap ve şirket içeriği: hesabınız açık olduğu sürece. Şirket hesabı silindiğinde içerik (belgeler, sohbetler, toplantılar, raporlar, sosyal medya mesajları, hafıza) hizmetten hemen kaldırılır ve en geç 30 gün içinde kalıcı olarak silinir.
- Sosyal medya bağlantısı: bir hesabın bağlantısını kaldırdığınızda, o hesaba ait erişim anahtarları ve mesaj geçmişi hemen silinir.
- Başarısız giriş ve kayıt denemeleri (IP adresi): 24 saat.
- Sunucu erişim günlükleri: boyut sınırıyla döngüsel olarak tutulur ve kısa süre içinde üzerine yazılır.
- İşlem kayıtları ve faturalama kayıtları: güvenlik ve yasal yükümlülüklerin gerektirdiği süre boyunca.
- Yedekler: yedeklerdeki kopyalar, yedekleme döngüsü içinde üzerine yazılarak silinir.
7. Güvenlik
Site ve uygulama yalnızca şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden çalışır. Şifreler geri döndürülemez biçimde özetlenir, oturum çerezleri JavaScript'e kapalıdır (HttpOnly). Her müşteri şirketin verisi ayrı bir veritabanında tutulur ve başka bir şirket tarafından görülemez. Sunuculara erişim yetkili personelle sınırlıdır.
8. Haklarınız
KVKK md. 11 ve GDPR kapsamında şu haklara sahipsiniz:
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme,
- işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartlar oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme,
- işlemenin kısıtlanmasını isteme, verilerinizi taşınabilir bir biçimde alma ve meşru menfaate dayanan işlemeye itiraz etme (GDPR),
- münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Taleplerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz; en geç 30 gün içinde yanıtlarız. Kimliğinizi doğrulamak için hesabınıza kayıtlı e-posta adresinden yazmanızı isteyebiliriz. Ayrıca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na veya AB'de bulunuyorsanız ülkenizin veri koruma otoritesine şikâyette bulunma hakkınız vardır. Verilerinizin silinmesi için adımlar Veri Silme sayfasındadır.
9. Çerezler ve tarayıcı depolaması
Yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu çerezler kullanırız; reklam, analitik veya takip çerezi kullanmayız.
- konzila_oturum: şirket kullanıcısının oturumu (30 gün).
- konzila_yonetim: platform yöneticisinin oturumu (30 gün).
- konzila_lang: seçtiğiniz arayüz dili (1 yıl).
- Tarayıcı depolaması (çerez değil, cihazınızda kalır): tema, menü ve panel tercihleri.
10. Çocuklar
Konzila işletmelere yönelik bir hizmettir; 18 yaşından küçüklere yönelik değildir ve bilerek çocuklardan veri toplamayız.
11. Değişiklikler
Bu politikayı güncelleyebiliriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfadadır ve üstteki tarih değişir. Önemli değişiklikleri hesap yöneticilerine ayrıca bildiririz.
İletişim
- Hizmet sağlayıcı (satıcı ve veri sorumlusu)
- Konzila
- E-posta
- [email protected]